Zásady ochrany osobních údajů
Verze z 16. září 2026.
Zde vysvětlujeme, jak nakládáme s údaji návštěvníků ProfiFormátování.cz, zájemců a zákazníků. Řídíme se obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb. Informace se týkají také dokumentů, které nám předáte ke zpracování.
1. Správce a kontakt
Správcem údajů z provozu webu, přijatých poptávek a automatických nákupů je ProDocum, s.r.o., IČO 10745041, se sídlem Korunní 2569/108, Vinohrady, 101 00 Praha 10, zapsaná v obchodním rejstříku: Městský soud v Praze, oddíl C, vložka 346596.
E-mail: info@profiformatovani.cz. Telefon: +420 736 729 646.
Pokud individuální nabídka před uzavřením smlouvy výslovně označí za poskytovatele Antonína Bouchala, IČO 04484631, Václavské náměstí 808/66, Nové Město, 110 00 Praha 1, zpracovává jako samostatný správce údaje nezbytné pro tuto zakázku a své zákonné povinnosti. Na společný e-mail se můžete obrátit i v takovém případě; požadavek vyřídí příslušný správce.
2. Jaké údaje zpracováváme a odkud je máme
Většinu údajů získáváme přímo od vás při vyplnění formuláře, objednání a následné komunikaci. Platební služba nám poskytuje informaci o průběhu a výsledku platby; při doplnění firemní fakturace můžeme využít veřejný registr ARES. Technické údaje vznikají při používání webu a doručování zpráv.
- Identifikační a kontaktní údaje: jméno, e-mail, případně telefon, adresa a fakturační údaje firmy.
- Obsah zakázky: zpráva, zadání, přiložené dokumenty a vzory, jejich názvy, pracovní verze, výsledky a související komunikace. Mohou obsahovat údaje dalších osob.
- Objednávka a úhrada: vybraný produkt, cena, platební reference, stav platby a dodání, faktury a evidence přijatých podmínek či konkrétních souhlasů. Web nezískává úplné číslo platební karty ani její bezpečnostní kód.
- Technický a bezpečnostní provoz: čas a technické identifikátory požadavků, záznamy o doručování, chybách a administrativních zásazích; při ochraně webu také síťové údaje, například IP adresa. Pro omezení zneužití nahrávání ukládáme do evidence upload relace pseudonymní identifikátor odvozený z IP pomocí klíčovaného otisku (HMAC), nikoli samotnou IP. Takový otisk není anonymním údajem. Rozsah měření návštěvnosti vysvětluje stránka Cookies.
3. Účely a právní důvody
Vyřízení poptávky, nabídka, provedení objednané práce, platba a předání výsledku jsou nezbytné pro jednání o smlouvě a její plnění (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR). U kontaktních osob firem a obecných dotazů využíváme oprávněný zájem na běžné obchodní komunikaci (písm. f). Bez nezbytných kontaktních údajů a podkladů nemůžeme na dotaz odpovědět nebo práci provést; nepovinné údaje vyplňovat nemusíte.
Účetnictví, daně a další zákonné povinnosti plníme podle čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR. Pro ochranu systémů, řešení chyb, doložení předání, obranu práv a vymáhání nároků zpracováváme nezbytné údaje na základě oprávněného zájmu (písm. f). Můžete proti takovému zpracování vznést námitku.
Volitelné analytické a reklamní cookies se řídí vaší volbou. Potvrzení, že jste se seznámili s těmito zásadami, není souhlasem se zpracováním pro plnění smlouvy. Odeslání dotazu ani objednávky vás samo nepřihlašuje k odběru marketingových zpráv.
Objednávky a platby technicky zpracováváme automaticky, ale nepřijímáme tím rozhodnutí založená výhradně na automatizovaném posouzení vaší osoby s právními nebo obdobně závažnými účinky ve smyslu čl. 22 GDPR.
4. Kdo může k údajům přistupovat
Zakázky vyřizuje provozovatel, jeho asistentka a spolupracovníci zapojení do konkrétní práce. Používáme e-mail Gmail, interní Business AI Platform/CRM a při předávání úkolů také Tabidoo. Přístup k dokumentům má odpovídat potřebám dané zakázky; podklady neposkytujeme veřejně jako součást služby.
Technický provoz využívá poskytovatele hostingu a souborového úložiště Vercel, databázových služeb a odesílání transakčních e-mailů Resend. Platby zpracovává Comgate a příslušné banky. Účetní údaje zpracováváme ve fakturačním systému iDoklad a zpřístupňujeme je osobám zajišťujícím účetnictví; v zákonném rozsahu mohou být předány úřadům. Poskytovatelé plateb a některé úřady vystupují ve své působnosti jako samostatní správci.
Údaje předáváme v rozsahu potřebném pro příslušný účel. Konkrétní příjemce vašich údajů a podmínky jejich zpracování vám na požádání vysvětlíme. Změna interního nástroje sama nemění účel, pro který jste dokumenty předali.
5. Cloudové služby a předání mimo EHP
Některé cloudové služby působí mezinárodně a mohou údaje zpracovávat i mimo Evropský hospodářský prostor, zejména v USA. Předání musí mít odpovídající právní záruky podle GDPR, například použitelné rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardní smluvní doložky a potřebná doplňující opatření. Nejde o souhlas, který byste museli udělit pro běžnou objednávku. Informace o konkrétním příjemci, zemi a použitých zárukách včetně možnosti získat jejich kopii si můžete vyžádat na našem e-mailu.
Vercel – ochrana osobních údajů
6. Doba uchování a dokumenty
Údaje k rozjednané poptávce uchováváme po dobu jejího vyřízení a navazující komunikace. U zakázky po dobu plnění, vypořádání plateb, oprav a reklamací; poté jen nezbytný rozsah pro konkrétní zákonnou povinnost nebo ochranu nároků po příslušnou promlčecí dobu. Otevřený spor nebo neuhrazená pohledávka mohou dobu prodloužit do jejich vypořádání. Pro běžné smluvní nároky je obecná promlčecí doba tři roky, její počátek a případné prodloužení závisí na konkrétním nároku.
Účetní doklady se podle druhu uchovávají zpravidla pět let, účetní závěrky deset let; daňové doklady podléhající desetileté povinnosti podle předpisů o DPH uchováváme deset let. Tyto povinnosti se vztahují na doklady a potřebné údaje, nikoli automaticky na celý obsah zákaznického dokumentu.
Dokumenty a vzory nahrané do objednávky nebo poptávky uchovává webové úložiště 14 dnů od jejího přijetí. Poté přestávají fungovat odkazy ke stažení a soubory odstraňuje automatický úklid. Soubory uložené před zavedením tohoto pravidla mají ještě 14 dnů od jeho aktivace. Toto pravidlo se týká webového úložiště; případné pracovní kopie v e-mailu a navazujících pracovních nástrojích potřebujeme pro provedení zakázky a domluvené opravy a dobu jejich uchování posuzujeme samostatně. Můžete požádat o výmaz nebo o upřesnění doby pro svou zakázku. Výsledek si po převzetí uložte; služba není archivem.
Technické záznamy držíme po dobu potřebnou k doručení, odstranění závady a řešení bezpečnostních incidentů. Záznam konkrétního incidentu lze uchovat do jeho uzavření a vypořádání souvisejících nároků. Doby platnosti úložiště v prohlížeči jsou uvedeny na stránce Cookies.
7. Údaje dalších osob v podkladech
Předávejte jen obsah potřebný pro práci a údaje, které jste oprávněni nám zpřístupnit. Údaje, jež pro formátování nepotřebujeme, předem odstraňte nebo nahraďte zástupnými hodnotami. U dokumentů s citlivými osobními údaji, rozsáhlými seznamy osob nebo zvláštní povinností mlčenlivosti s námi nejprve dohodněte vhodný způsob zpracování.
Pokud pro vás jako správce zpracováváme osobní údaje obsažené v podkladech podle vašich pokynů, je nutné odpovídajícím způsobem upravit vztah správce a zpracovatele podle čl. 28 GDPR. Tuto úpravu řešíme před předáním takových podkladů. Tyto zásady samy nenahrazují individuální zpracovatelskou smlouvu.
8. Cookies a měření
Podrobnosti o nezbytném úložišti, analytice, reklamním měření a změně volby najdete na samostatné stránce Cookies. Aktuální pokročilý Google Consent Mode může i bez souhlasu s analytickými a reklamními cookies odesílat omezené signály bez těchto cookies; internetový přenos zahrnuje také IP adresu. Neznamená to úplnou anonymitu ani to, že Googlu neodchází žádný údaj. Vlastnosti tohoto režimu a příjemce popisujeme na uvedené stránce.
9. Vaše práva a vyřízení žádosti
Za podmínek GDPR můžete požadovat přístup ke svým údajům a jejich kopii, opravu, výmaz, omezení zpracování a přenositelnost údajů zpracovávaných automatizovaně na základě smlouvy nebo souhlasu. Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžete vznést námitku; proti přímému marketingu kdykoli. Výmaz se nemusí vztahovat na údaje, které musíme uchovat podle zákona nebo pro obhajobu konkrétního nároku.
Je-li určité zpracování založeno na souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat stejně snadno, jako jste jej udělili; nemusíte čekat na ukončení smlouvy. Odvolání neovlivní zákonnost dřívějšího zpracování. Cookies můžete změnit přes Nastavení cookies v patičce.
Žádost pošlete na náš e-mail. Pokud je to nutné k ochraně údajů, přiměřeně ověříme totožnost. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce; při zákonném prodloužení vás v této lhůtě informujeme o důvodu a nové lhůtě. Máte také právo podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.